Ochrana osobních údajů

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ A OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTI RELLOX S.R.O.

Tímto dokumentem společnost Rellox s.r.o., IČ 27140130, se sídlem na adrese Jindřišská 24/941, Praha 1, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 99306 (dále jen „Rellox“) jako správce plní svou povinnost informovat osoby, jejichž osobní údaje zpracovává (dále jen „subjekty údajů“) o tom, k jakým účelům, na jakém základě, v jakém rozsahu a po jakou dobu jejich osobní údaje zpracovává, komu a kam jejich osobní údaje předává a  jaká práva tyto osoby v souvislosti se zpracováním osobních údajů Relloxem mají. 

I. PROČ RELLOX SHROMAŽĎUJE A ZPRACOVÁVÁ OSOBNÍ ÚDAJE?

Rellox je oprávněn i povinen zpracovávat osobní údaje v souvislosti se svým předmětem podnikání, tj. za účelem zprostředkování koupě a prodeje nemovitostí a poskytování souvisejících služeb. Činí tak výhradně zákonným, korektním a transparentním způsobem a dbá přitom na ochranu základních práv a svobod osob, jejichž osobní údaje zpracovává (subjektů údajů), jakož i na integritu a důvěrnost zpracovávaných údajů.

V souvislosti s předmětem svého podnikání Rellox zpracovává osobní údaje především ke splnění svých smluvních povinností, popř. k provedení opatření přijatých na základě žádosti subjektu údajů před uzavřením smlouvy, ale také k dodržování povinností, které mu plynou z právních předpisů (např. pro řádné vedení účetnictví, pro splnění povinností vyplývajících z předpisů proti praní špinavých peněz) a k realizaci svých oprávněných zájmů (např. zasílat marketingové či obchodní nabídky klientům, kterým již poskytoval své služby), jakož i tehdy, pokud mu s jejich zpracováním pro daný účel subjekt údajů udělil souhlas.

Konkrétní účely, pro které Rellox osobní údaje příslušného subjektu údajů využívá, právní důvod, na jehož základě Rellox zpracování těchto osobních údajů zakládá, a další informace relevantní z hlediska zpracování osobních údajů jsou popsány dále, a to jednotlivě pro každý ze subjektů údajů, jejichž osobní údaje Rellox zpracovává.

Rellox obecně uvádí, že pokud jde o dobu zpracování na základě oprávněného zájmu Rellox na přímém marketingu (tj. subjekt údajů již s Relloxem spolupracoval nebo měl o tuto spolupráci zájem), je Rellox oprávněn osobní údaje zpracovávat po dobu 10 let od poskytnutí služeb či projevení zájmu o ně.

II. ROZSAH ZPRACOVÁVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Rellox zpracovává pouze ty osobní údaje, které potřebuje k naplnění uvedených účelů zpracování a které jsou z tohoto pohledu přiměřené, relevantní a nezbytné.

Rellox v souvislosti se svou činností a s ohledem k účelu zpracování osobních údajů, kategorii dotčených osobních údajů, kategorii příjemců osobních údajů a době zpracování zpracovává osobní údaje těchto subjektů údajů:

a) Klient – smluvní strana
b) Klient – zájemce
c) Odběratel e-mailového newsletteru
d) Uživatel hlídacího psa
e) Poptávající
f) Návštěvník webových stránek Rellox
g) Zaměstnanec, spolupracovník, uchazeč o zaměstnání
h) Obchodní partner

 a) KLIENT – SMLUVNÍ STRANA

 Klientem – smluvní stranou se rozumí osoba, která prostřednictvím Relloxu realizovala, realizuje, či se chystá realizovat obchodní případ, tj. koupi nebo prodej nemovitosti. Zpravidla se jedná o osobu, která Rellox pověřila zprostředkováním koupě či prodeje nemovitosti (tj. podepsala dokument „Pověření realitní činností“).

Kategorie dotčených osobních údajů

 Identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození, číslo identifikačního dokladu, číslo pasu, jedná-li se o podnikatele, také obchodní firma, odlišující dodatek nebo další označení a identifikační číslo)

• Kontaktní údaje (adresa trvalého bydliště, kontaktní adresa, kontaktní tel. číslo, kontaktní e-mailová adresa)
• Profilové údaje (vzdělání, povolání, výkon významné veřejné funkce, státní příslušnost)
• Údaje o předmětu smlouvy (účel využití nemovitosti, informace o majetkových poměrech vyplývající z transakce, např. zdroje prostředků k financování transakce a doklady o těchto zdrojích)
• Fakturační a transakční údaje (informace na fakturách či dobropisech, fakturační adresa, informace o fakturačních podmínkách, údaje o provedených platbách)
• Údaje ze vzájemné komunikace (poznámky z telefonických a osobních rozhovorů, písemná a e-mailová komunikace, případně komunikace z jiných kanálů)
• Ostatní osobní údaje, které případně od subjektů údajů obdržíme

Účel zpracování osobních údajů

 Jednání o pověření realitním zprostředkováním, pověření realitní činností a obstarání a úspěšné dokončení obchodní transakce (např. koupě či prodeje nemovitosti) – titulem pro toto zpracování je plnění smlouvy uzavřené s Klientem – smluvní stranou a provedení opatření přijatých před uzavřením této smlouvy (článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR)

• Řádné vedení účetnictví, fakturace – titulem pro toto zpracování je plnění právních povinností vyplývajících z daňových předpisů a předpisů upravujících účetnictví (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů, předpisů upravujících opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, mezinárodní spolupráci při správě daní a z jiných právních předpisů – titulem pro toto zpracování je plnění právních povinností vyplývajících z předpisů dopadajících na činnost Rellox (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• Evidence smluvních a souvisejících dokumentů po dobu nutnou pro ochranu účastníků smluvních vztahů (např. z důvodů reklamačních, nájemních závazků apod.), plnění archivačních povinností – titulem pro toto zpracování je plnění právních povinností vyplývajících z předpisů upravujících archivování (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR), jakož i oprávněný zájem Rellox na zajištění zákaznické péče a náležité obsluhy zákazníka (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Řízení vztahů s klienty, zajištění zákaznické péče a posilování dobrého jména Rellox – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na zajištění efektivnější obsluhy zákazníků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Zpracování dalších obchodních nabídek a jejich zasílání Klientovi – smluvní straně, zasílání obchodní sdělení – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na tzv. přímém marketingu (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Předání údajů spolupracujícím partnerům v souvislosti se sjednáním smlouvy o poskytování platebních služeb – titulem pro toto zpracování je souhlas Klienta – smluvní strany (článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
• Výkon a obhajoba právních nároků Rellox v případném sporu s Klientem – smluvní stranou – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na předcházení vzniku škod na majetku Rellox (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Kategorie příjemců osobních údajů

 Realitní zprostředkovatelé spolupracující s Relloxem, kteří osobní údaje potřebují k naplnění účelu zpracování

• Obchodní partneři Relloxu (prodávající/kupující nemovitosti, resp. zástupce strany prodávající/kupující, správce nemovitosti, společnost organizující pronájem nemovitosti apod.)
• Advokátní kanceláře a advokáti
• Notáři
• Státní úřady, orgány a instituce (katastrální úřady, daňové úřady, finanční úřady, Finančně-analytický úřad, soudy)
• Daňoví a hypoteční poradci

Doba zpracovávání osobních údajů

Rellox je oprávněn poskytnuté osobní údaje Klienta – smluvní strany zpracovávat po dobu trvání pověření realitním zprostředkováním a dále také dobu nutnou pro ochranu účastníků smluvních vztahů, tj. do skončení nejdelší promlčecí lhůty vázající se k právům a povinnostem vyplývajícím z Pověření (zpravidla 10 let od realizace obchodního případu a 1 rok po ukončení této promlčecí lhůty pro případ nároků uplatněných na jejím konci, pokud nebyla sjednána delší promlčecí lhůta či nedošlo k jejímu prodloužení). 

V případě, že současně s realizací „hlavního“ obchodního případu jsou uzavírány další smlouvy (např. nájemní smlouva), jejichž plnění pokračuje po uplynutí výše uvedené lhůty (tj. zpravidla po uplynutí 10 let + 1 roku od realizace „hlavního“ obchodního případu), je Rellox oprávněn zpracovávat osobní údaje Klienta – smluvní strany po dobu 5 let po ukončení těchto smluv.

Údaje zpracovávané za účelem plnění povinnosti vést řádné účetnictví a evidenci Rellox uchovává nejvýše po dobu 10 let od konce daňového období, ve kterém došlo k vystavení posledního dokladu či provedení poslední transakce.   

b) KLIENT – ZÁJEMCE

 Klientem – zájemcem se rozumí osoba, která projevila zájem prostřednictvím Relloxu realizovat obchodní případ, např. koupi či prodej nemovitosti, tedy poptává detailnější informace o nemovitostech a požádal o zprostředkování prohlídky nemovitosti a zprostředkování jednání s budoucí smluvní protistranou. Zpravidla se jedná o osoby, které podepsaly dokument „Zájmový dopis“. Rellox totiž v některých případech, kdy Klient – zájemce projeví zájem o prohlídku nemovitosti či osobní schůzku se zástupcem budoucí smluvní protistrany, požaduje po Klientovi -zájemci podpis tzv. Zájmového dopisu, který specifikuje podmínky budoucího Pověření realitní činností a jeho součástí jsou i osobní údaje.

Kategorie dotčených osobních údajů

•  Identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození, jedná-li se o podnikatele, také obchodní firma, odlišující dodatek nebo další označení a identifikační číslo)
• Kontaktní údaje (trvalé bydliště, kontaktní adresa, kontaktní tel. číslo, kontaktní e-mail adresa)
• Profilové údaje (vzdělání, povolání, výkon významné veřejné funkce, státní příslušnost)

• Údaje o předmětu zájmu (typ nemovitosti, cena, způsob využití nemovitosti, případně informace o majetkových poměrech vyplývající z poptávky)
• Údaje ze vzájemné komunikace (poznámky z telefonických a osobních rozhovorů, písemná a e-mailová komunikace, případně komunikace z jiných kanálů)
• Ostatní osobní údaje, které případně od subjektů údajů obdržíme

Účel zpracování osobních údajů Klienta – zájemce 

• Vyvíjení činnosti na základě poptávky či dohody s Klientem – zájemcem (zpracování obchodních nabídek a jejich zasílání Klientovi – zájemci, příprava informačních podkladů k nemovitosti, realitnímu trhu a podmínkám transakce) – titulem pro toto zpracování je plnění dohody s Klientem – zájemcem, resp. provedení opatření přijatých před uzavřením této dohody či před Pověřením realitním zprostředkováním (článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Zajištění a organizace osobních prohlídek nemovitosti – titulem pro toto zpracování je plnění dohody s Klientem – zájemcem (článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Zprostředkování kontaktu s budoucí smluvní protistranou nebo jejich zástupcem a se spolupracujícími obchodními partnery, kteří jsou podstatní pro rozhodnutí Klienta – zájemce o případné budoucí realizaci obchodního případu (např. advokát, daňový poradce apod.) a předání údajů těmto osobám – titulem pro toto zpracování je plnění dohody s Klientem – zájemcem, resp. provedení opatření přijatých před Pověřením realitním zprostředkováním (článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
• Plnění povinností vyplývajících z předpisů upravujících opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti či mezinárodní spolupráci při správě daní a z jiných právních předpisů – titulem pro toto zpracování je plnění právních povinností vyplývajících z předpisů dopadajících na činnost Rellox (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
• Řízení vztahů s klienty, zajištění zákaznické péče a posilování dobrého jména Rellox – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na zajištění efektivnější obsluhy klientů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Zasílání obchodní sdělení, zpracování obchodních nabídek – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na tzv. přímém marketingu (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
• Výkon a obhajoba právních nároků Rellox v případném sporu s Klientem – zájemcem – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na předcházení vzniku škod na majetku Rellox (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Kategorie příjemců osobních údajů 

• Realitní zprostředkovatelé spolupracující s Relloxem, kteří osobní údaje potřebují k naplnění účelu zpracování
• Obchodní partneři Relloxu (např. prodávající/kupující nemovitosti, resp. zástupce strany prodávající/kupující, společnosti organizující pronájem předmětné nemovitosti apod.)
• Advokátní kanceláře a advokáti
• Notáři
• Daňový a hypoteční poradci

Doba zpracovávání osobních údajů

Rellox je oprávněn poskytnuté osobní údaje Klienta – zájemce zpracovávat po dobu, kdy je možné předpokládat zájem Klienta – zájemce o spolupráci se společností Rellox. Tato doba je stanovena na 10 let ode dne projevení zájmu o spolupráci ze strany Klienta – zájemce.

V případě Klienta – zájemce, který prostřednictvím Relloxu absolvoval (osobně či jmenovaným zástupcem) prohlídku nemovitosti či osobní schůzku se zástupcem potenciální smluvní protistrany, je doba zpracování osobních údajů stanovena na dobu 10 let od data prohlídky, resp. schůzky.

Pokud jde o zpracovávaní údajů za účelem nabízení služeb v rámci tzv. přímého marketingu, Rellox je oprávněn údaje zpracovávat po dobu 10 let od posledního vzájemného kontaktu v rámci komunikace s Klientem – zájemcem.

c) ODBĚRATEL E-MAILOVÉHO NEWSLETTERU

 „Odběratelem“ e-mailového newsletteru se rozumí osoba, která se aktivně přihlásila k odběru e-mailového newsletteru Relloxu, případně které Rellox zasílá newsletter v návaznosti na využití jeho služeb či projevený zájem o ně. Newsletterem je Odběratel informován o nejnovějších nemovitostech v nabídce Relloxu či o jiných aktuálních událostech.

 Kategorie dotčených osobních údajů

•  Kontaktní údaje (e-mailová adresa, případně jméno, příjmení, telefon)

Účel zpracování osobních údajů

 Zasílání obchodních nabídek odběratelům, kteří dosud nebyli klienty Relloxu – titulem pro toto zpracování je souhlas odběratele (článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

• Zasílání obchodních nabídek odběratelům, kteří již s Relloxem spolupracovali či projevili zájem o spolupráci – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Relloxu na tzv. přímém marketingu (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Kategorie příjemců osobních údajů

•  Realitní makléři a zprostředkovatelé spolupracující s Relloxem, kteří osobní údaje potřebují k naplnění účelu zpracování
• Poskytovatelé IT služeb, databázových a jiných softwarových nástrojů

Doba zpracovávání osobních údajů

 Pokud jde o zpracování na základě souhlasu Odběratele e-mailového newsletteru (tj. odběratel dosud s Relloxem nespolupracoval), je Rellox oprávněn poskytnuté osobní údaje zpracovávat po dobu, na kterou byl udělen souhlas, tedy 10 let od registrace Odběratele, respektive od jeho posledního udělení souhlasu s odběrem e-mailového newsletteru. Pokud jde o zpracování na základě oprávněného zájmu Rellox na přímém marketingu (tj. odběratel již s Relloxem spolupracoval nebo měl o tuto spolupráci zájem), je Rellox oprávněn osobní údaje zpracovávat po dobu 10 let od poskytnutí služeb či projevení zájmu o ně.

Odběratel e-mailového newsletteru má právo svůj souhlas s odběrem newsletteru a se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat formou kliknutí na odhlašovací odkaz obsažený v každém newsletteru nebo zasláním e-mailové zprávy na info@rellox.cz.

d) UŽIVATEL HLÍDACÍHO PSA

Hlídací pes umožňuje osobám, aby Relloxu zaslali parametry nemovitosti, o kterou by mohli mít zájem. Jakmile se v nabídce Relloxu objeví nemovitost, která odpovídá zadaným parametrům, obdrží Uživatel hlídacího psa od Rellox e-mailovou zprávu, že existuje nabídka, která by mohla vyhovovat jeho parametrům.

 Kategorie dotčených osobních údajů

•  Identifikační údaje (jméno a příjmení)
• Kontaktní údaje (e-mailová adresa)

Účel zpracování osobních údajů

•  Zasílání obchodních nabídek odběratelům, kteří dosud nebyli klienty Relloxu – titulem pro toto zpracování je souhlas odběratele (článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Kategorie příjemců osobních údajů

•  Realitní makléři a zprostředkovatelé spolupracující s Relloxem, kteří osobní údaje potřebují k naplnění účelu zpracování
• Poskytovatelé IT služeb, databázových a jiných softwarových nástrojů

Doba zpracovávání osobních údajů

 Pokud jde o zpracování na základě souhlasu Uživatele hlídacího psa, je Rellox oprávněn poskytnuté osobní údaje zpracovávat po dobu, na kterou byl udělen souhlas, tedy 10 let od registrace Uživatele hlídacího psa, respektive od jeho poslední registrace.

Uživatel hlídacího psa je oprávněn svůj souhlas s registrací ke službě Hlídací pes a se zpracováním osobních údajů kdykoliv zrušit. Zrušení se lze provést v uživatelském účtu, kde je možné zrušit nastavené hlídací psy nebo kompletně celý uživatelský účet Uživatele.

 e) POPTÁVAJÍCÍ

 Poptávajícím se rozumí osoba, která projevila zájem o nemovitost v portfoliu Relloxu, a to i) odesláním formuláře „Nezávazná poptávka“ z webových stránek Relloxu, ii) osoba, která zaslala poptávku emailem, iii) osoba, která kontaktovala Rellox za tímto účelem telefonicky nebo iv) osoba, které zaslala poptávku přes sociální sítě (např. v reakci na marketingovou kampaň na sociálních sítích).

 Kategorie dotčených osobních údajů

• Identifikační údaje (jméno a příjmení)
• Kontaktní údaje (kontaktní tel. číslo, kontaktní e-mailová adresa)
• Ostatní osobní údaje, které případně od subjektů údajů obdržíme

Účel zpracování osobních údajů

•  Zasílání obchodních nabídek odběratelům, kteří dosud nebyli klienty Relloxu – titulem pro toto zpracování je souhlas odběratele (článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Kategorie příjemců osobních údajů

•  Realitní makléři a zprostředkovatelé spolupracující s Relloxem, kteří osobní údaje potřebují k naplnění účelu zpracování
• Poskytovatelé IT služeb, databázových a jiných softwarových nástrojů

Doba zpracovávání osobních údajů

 Pokud jde o zpracování na základě souhlasu Poptávajícího, je Rellox oprávněn poskytnuté osobní údaje zpracovávat po dobu, na kterou byl udělen souhlas, tedy 10 let od odeslání poptávky, respektive od jeho poslední poptávky.

Poptávající má právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv zrušit zasláním e-mailové zprávy na info@rellox.cz.

 f) NÁVŠTĚVNÍK WEBOVÝCH STRÁNEK SPOLEČNOSTI RELLOX

 Rellox na svých webových stránkách neshromažďuje žádné osobní údaje kromě krátkých textových souborů vytvářených webovým serverem, tzv. cookies. Více informací o cookies a typech, které Rellox na svých webových stránkách využívá, naleznete v této sekci a dále ZDE.

Použití cookies

 Pro správnou funkci internetových stránek jsou potřebné tzv. cookies. Ty jsou vytvářené webovým serverem, který umísťuje tyto malé datové soubory na vaše zařízení, které používáte k procházení internetových stránek. Soubory cookies pomáhají dále např. při zjišťování, které stránky uživatelé webu nejčastěji navštěvují apod. Díky tomu se můžeme snažit přizpůsobit obsah stránek co nejvíce vašim potřebám.

Co jsou cookies?

 Cookies jsou malé datové soubory, které internetové stránky ukládají na váš počítač nebo mobilní zařízení v okamžiku, kdy si tyto stránky prohlížíte. Stránky si tak na určitou dobu mohou zapamatovat vaše preference a úkony, které jste na nich provedli, díky čemuž tyto údaje nemusíte zadávat vždy znovu.

Vrátíte-li se později na stejný web, prohlížeč pošle uloženou cookie zpět a server díky tomu získá všechny informace, které si u vás předtím uložil. Díky cookies je procházení webových stránek pohodlnější a rychlejší.

Cookies využívá naprostá většina webových stránek. Zablokování cookies může způsobit, že některé služby webových stránek nemusí fungovat správně. Používání cookies můžete upravit pomocí vašeho prohlížeče. Konkrétní nastavení týkající se ukládání souborů cookies ve vašem prohlížeči naleznete na stránkách poskytovatele vašeho prohlížeče.

Tyto webové stránky využívají následující cookies:

• Technické a nezbytné cookies – tyto cookies jsou nezbytné k zajištění samotného chodu webových stránek, bez nich vám nemusí webové stránky fungovat. 
• Statistické a analytické cookies – tyto cookies Rellox využívá za účelem analýzy návštěvnosti a sledování vaší aktivity a chování na svých webových stránkách. 
• Marketingové cookies – tyto cookies Rellox využívá, aby vás mohl informovat o svých službách na sociálních sítích a webových stránkách třetích stran a zobrazovat vám tak pouze relevantní reklamu Rellox.

Podle zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích je Rellox oprávněn využívat cookies pouze za předpokladu, že k tomu má váš prokazatelný souhlas. Výjimkou jsou pouze technické cookies nezbytné pro správné fungování webových stránek, pro jejichž používání Rellox váš souhlas nepotřebuje. Pokud uživatel nemá zájem cookies používat, může jejich využívání v nastavení svého webového prohlížeče deaktivovat. Deaktivaci v nastavení svého webového prohlížeče může uživatel využít také pro odvolání souhlasu s používáním ostatních typů cookies.

Jak spravovat využívání cookies

 Využívání cookies lze spravovat dle vašich preferencí a v závislosti na nastavení Vašeho internetového prohlížeče. Můžete vymazat všechny cookies, které jsou již umístěny ve Vašem počítači; většina prohlížečů také nabízí možnost zabránit tomu, aby byly cookies na Váš počítač ukládány. Konkrétní informace u nejpoužívanějších prohlížečů naleznete zde: 

• Internet Explorer
• Firefox
• Chrome

V případě, že využijete možnost zákazu ukládání cookies nebo jejich umisťování do počítače, budete zřejmě muset manuálně upravovat některé preference při každé návštěvě stránek. Zároveň je možné, že některé funkce nebo služby internetových stránek budou tímto nastavením omezeny, nebudou fungovat správně nebo nebudou fungovat vůbec. 

V případě využití mobilních zařízení může být funkce nastavení cookies ve webovém prohlížeči omezena nebo vyloučena.

Další informace o souborech cookies naleznete např. zde:

• About Cookies (v anglickém jazyce)
• Info na Wikipedii
• Google

Kategorie dotčených osobních údajů

• Údaje z prohlížení webu (IP adresa, technické a nezbytné cookies)
• Marketingové a analytické cookies (marketingové cookies, plug-iny sociálních sítí, analytické cookies)

Účel zpracování osobních údajů

• Uživatelský komfort při používání webových stránek Rellox, analýza chování návštěvníků a sledování vytíženosti serverů – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na zajištění optimální funkčnosti webových stránek a komfortu při jejich používání (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Přizpůsobení obsahu webových stránek Rellox, zobrazení reklamy na sociálních sítích a webových stránkách třetích stran – titulem pro toto zpracování je souhlas s využitím marketingových cookies (článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Kategorie příjemců osobních údajů

• Poskytovatelé IT služeb, databázových a jiných softwarových nástrojů

Doba zpracovávání osobních údajů

Údaje zpracovávané za účelem zajištění bezproblémového chodu webových stránek (technické, statistické a nezbytné cookies) Rellox uchovává nejvýše po dobu jejich platnosti, ne však déle než 2 roky, pokud je uživatel ze svého zařízení neodstraní dříve.

Údaje zpracovávané za účelem zobrazování reklamy Rellox na sociálních sítí a webových stránkách třetích stran (marketingové cookies) Rellox zpracovává po dobu jejich platnosti, se kterou uživatel souhlasil, ne však déle než 1 rok, pokud nedojde k odvolání souhlasu dříve.

g) ZAMĚSTNANCI, SPOLUPRACOVNÍCI, UCHAZEČI O ZAMĚSTNÁNÍ/SPOLUPRÁCI

 Zaměstnanci se rozumí osoby, které vykonávají pro Rellox činnost na základě pracovněprávního vztahu (pracovní poměr, dohoda).

Spolupracovníky se rozumí osoby, které pro Rellox vykonávají činnost na základě jiného právního vztahu, např. na základě smlouvy o spolupráci (realitní zprostředkovatelé spolupracující s Rellox) nebo smlouvy o vytvoření autorského díla (dodavatelé IT služeb) apod.

Uchazeči o zaměstnání nebo spolupráci se rozumí osoby, které poskytly Relloxu své osobní údaje pro účely vyhodnocení vhodnosti pro pracovní pozici v Relloxu, resp. pro účely vyhodnocení vhodnosti pro spolupráci s Rellox.

Kategorie dotčených osobních údajů:

•  Identifikační údaje (jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, rodinný stav, státní příslušnost, v případě spolupracovníků – podnikatelů i identifikační číslo)
• Kontaktní údaje (adresa trvalého bydliště, korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, bankovní spojení, v případě spolupracovníků – podnikatelů i adresa místa či sídla podnikání)
• Profesní údaje (seznam absolvovaných škol, diplomy, vysvědčení, kurzy, certifikáty, historie pracovních pozic, předcházející zaměstnavatelé, motivační dopisy, řidičský průkaz, informace o absolvovaných školeních a vzdělávacích akcích)
• Finanční údaje (údaje ke zpracování mzdy či odměny, odměňování a benefitů – evidence odpracované doby, pracovní neschopnosti a dovolené, údaje pro zohlednění slev a srážek na daních nebo na spoření či pojištění, informace pro roční zúčtování daně zahrnující souhrn všech příjmů a odvodů za příslušné období, nařízené srážky ze mzdy, benefitní a pojistné programy, stravenky, informace o pracovních úrazech, údaje o pracovních cestách včetně ubytování, jízdenek a drobných výdajů)
• Údaje o zdravotním stavu (záznamy ze vstupních/periodických pracovně-lékařských zdravotních prohlídek, údaje o případných pracovních úrazech)
• Veřejně dostupné údaje (informace veřejně dostupné z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, insolvenčního rejstříku)
• Údaje z interního hodnocení a dalšího vzdělávání (pracovní hodnocení, odměňování, informace týkající se případného porušení vnitřních předpisů a zákona)
• Údaje ze vzájemné komunikace (poznámky z telefonických rozhovorů, poznámky z osobních pohovorů, případně písemná komunikace)
• Fyzické, technické a komunikační údaje (informace o přístupových oprávněních, přihlašovací jména a hesla, IP adresa, aktivita v systémech a databázích Relloxu)
• Ostatní osobní údaje, které případně od subjektů údajů obdržíme

Účel zpracování

•  Výběr vhodného kandidáta na volnou pracovní pozici / poskytnutí poptávané služby – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na výběru nejvhodnějšího kandidáta (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Jednání o uzavření a plnění uzavřené smlouvy pracovní smlouvy/smlouvy o práci konané mimo pracovní poměr/smlouvy o poskytování dohodnutých služeb či jiné smlouvy/dohody (výplata mzdy/odměny, správa benefitů apod.) – titulem pro toto zpracování je plnění smlouvy, popřípadě provedení opatření přijatých před uzavřením takové smlouvy (článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR)  
• Posouzení pracovní schopnosti a plnění povinností souvisejících s pracovními úrazy – titulem pro toto zpracování je plnění povinností a výkon zvláštních práv Rellox v oblasti pracovního práva, práva sociálního zabezpečení a sociální ochrany (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR a článek 9 odst. 2 písm. b) GDPR)
• Osvědčení splnění podmínek pro výkon činnosti realitního zprostředkovatele – titulem pro toto zpracování je plnění právní povinnosti vyplývající ze zákona o realitním zprostředkování (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• Nabídka jiné volné pozice v Rellox – titulem pro toto zpracování je souhlas uchazeče o zaměstnání udělený
• Reporting a plnění oznamovacích povinností vůči orgánům státní správy (správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny, úřady práce, orgány inspekce práce) – titulem pro toto zpracování je plnění právní povinnosti vyplývající z daňové a účetní legislativy, jakož i z předpisů upravujících zaměstnávání (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• Vedení mzdového účetnictví, odvod zákonem stanovených daní a poplatků – titulem pro toto zpracování je plnění právní povinnosti vyplývající z daňových a účetních předpisů (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• Vedení evidencí (BOZP) a archivování dokumentů týkajících se pracovněprávních vztahů, spolupráce či jiných vztahů – titulem pro toto zpracování je plnění právních povinností vyplývajících z předpisů upravujících BOZP a archivování (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR), jakož i na základě oprávněného zájmu ((článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Ochrana informačních technologií, majetku a dobrého jména – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Relloxu na řízení a prevence bezpečnostních rizik či poškození majetku nebo dobrého jména Rellox (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Kontrola a prevence rizik plynoucích z praní špinavých peněz, financováním terorismu, trestné činnosti a jiných podezřelých aktivit ze strany zaměstnanců a spolupracovníků –  titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na obezřetném postupu a řádném plnění zákonných povinností (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Výkon a obhajoba právních nároků v soudních, mimosoudních a vykonávajících řízeních – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na předcházení škod na majetku souvisejících s pracovněprávními či dodavatelskými spory (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Kategorie příjemců osobních údajů

•  Externí dodavatel účetních služeb
• Advokátní kanceláře či advokáti
• Poskytovatelé IT služeb
• Státní orgány a instituce (daňové úřady, správa sociálního zabezpečení, úřady práce, pojišťovny poskytující veřejné zdravotní pojištění)

Doba zpracovávání

Rellox je oprávněn osobní údaje zaměstnanců a spolupracovníků zpracovávat po dobu trvání pracovní smlouvy či jiné smlouvy o vykonávané činnosti, např. DPP či smlouvy o spolupráci apod. a následně po dobu stanovenou zákonem po ukončení smlouvy, tj. až do doby uplynutí maximálních promlčecích lhůt stanovených občanským zákoníkem. Osobní údaje zpracovávané za účelem plnění povinností vyplývajících z účetních předpisů (vedení mzdového účetnictví apod.) může Rellox uchovávat po dobu 30 let.

Uchazeči o zaměstnání/spolupráci

V případě uchazečů o zaměstnání či o spolupráci Rellox shromažďuje a zpracovává pouze osobní údaje, které mu uchazeč dobrovolně poskytnul (zpravidla formou životopisu), popř. které lze získat z veřejně dostupných zdrojů.

Rellox zpracovává osobní údaje uchazečů o zaměstnání  nebo spolupráci po dobu trvání výběrového řízení (tj. do obsazení volné pozice), nejdéle však po dobu 6 měsíců od přijetí životopisu. Pokud uchazeč poskytl souhlas k tomu, aby jej Rellox oslovil s nabídkou jiné pracovní pozice, Rellox osobní údaje uchazeče uchovává po dobu, na kterou mu uchazeč udělil souhlas, tj. 3 let od data jejich doručení Relloxu za účelem případného budoucího kontaktu.

h) OBCHODNÍ PARTNER

Obchodními partnery se rozumí osoby, s nimiž Rellox spolupracuje za účelem úspěšné realizace obchodního případu, tj. při koupi nebo prodeji nemovitosti. Zpravidla se jedná o prodávajícího či kupujícího, kteří jsou protistranou klienta Rellox, či jejich zástupce, případně o správce nemovitosti či společnost, která organizuje pronájem nemovitosti, o jejíž prohlídku má klient Rellox zájem.

Kategorie dotčených osobních údajů

•  Identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození)
• Kontaktní údaje (adresa trvalého bydliště, e-mailová adresa, telefon, adresa sídla)
• Fakturační a transakční údaje (informace na fakturách, dobropisech, údaje o fakturačních podmínkách, údaje o provedených platbách, fakturační adresa)
• Údaje z veřejných zdrojů (veřejně dostupné údaje z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku, insolvenčního rejstříku)
• Údaje ze vzájemné komunikace (poznámky z telefonických a osobních rozhovorů, písemná a e-mailová komunikace)
• Ostatní osobní údaje, které případně od subjektů údajů obdržíme

Účel zpracování osobních údajů

•  Úspěšné dokončení obchodní transakce (tj. zprostředkování koupě či prodeje nemovitosti, zprostředkování prohlídky nemovitosti) – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem klientů Rellox (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Řádné vedení účetnictví – titulem pro toto zpracování je plnění právních povinností vyplývajících ze zákona o účetnictví či daňových zákonů (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR)  
• Prevence, odhalování a vyšetřování trestné činnosti – titulem pro toto zpracování je plnění právních povinností ze zákona o některých opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR)  
• Evidence smluvních a souvisejících dokumentů (např. z důvodů reklamačních, nájemních závazků apod.) – titulem pro toto zpracování je plnění právních povinností vyplývajících z předpisů upravujících archivování (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR), jakož i oprávněný zájem Rellox na zajištění zákaznické péče a náležité obsluhy zákazníka ((článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)
• Výkon a obhajoba právních nároků v soudních, mimosoudních a vykonávajících řízeních – titulem pro toto zpracování je oprávněný zájem Rellox na předcházení škod na majetku (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR)

Kategorie příjemců osobních údajů

•  Realitní zprostředkovatelé spolupracující s Relloxem, kteří osobní údaje potřebují k naplnění účelu zpracování
• Státní úřady a orgány (např. katastrální úřad, finanční nebo daňový úřad či obdobné úřady v zahraničí)
• Advokátní kanceláře a advokáti
• Notáři
• Poskytovatelé IT služeb

Doba zpracovávání osobních údajů

 Rellox je oprávněn údaje zpracovávané za účelem zprostředkování uzavření smlouvy s Klientem – smluvní stranou, prohlídky nemovitosti a úspěšného dokončení obchodní transakce uchovávat po celou dobu trvání zprostředkovaného smluvního vztahu a dále do skončení nejdelší promlčecí lhůty vázající se k povinnostem a právům vyplývajícím z tohoto vztahu (zpravidla tedy 10 let trvání promlčecí lhůty a 1 rok po jejím ukončení pro případ nároků uplatněných na jejím konci, pokud nebyla ujednána delší promlčecí lhůta či nedošlo k jejímu prodloužení).

Údaje zpracovávané za účelem plnění povinnosti vést řádné účetnictví a evidenci Rellox uchovává nejvýše po dobu 15 let od konce daňového období, ve kterém došlo k vystavení posledního dokladu či provedení transakce.

III. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Rellox osobní údaje zpracovává sám (prostřednictvím svých zaměstnanců), ale sdílí je také s dalšími osobami (příjemci údajů), ať už proto, aby mohl provozovat své podnikání, poskytovat služby, dodržovat povinnosti, které mu plynou z právních předpisů či uzavřených smluv nebo vyhovět pokynům svých zákazníků. Výčet příjemců osobních údajů je uveden přímo u jednotlivých subjektů údajů, jejichž osobní údaje Rellox zpracovává.

Těmto osobám však osobní údaje předává jen v nezbytném rozsahu (tj. v rozsahu nezbytném pro dosažení stanovených účelů) a jen tehdy, pokud jim svědčí zákonný důvod pro přístup k údajům nebo je takové předání nezbytné pro ochranu práv subjektů údajů.

Příjemcem osobních údajů se rozumí i zpracovatel, kterého Rellox pověřuje zpracováním osobních údajů (zejména spolupracovníci Rellox, dodavatelé externích služeb a jiné osoby pověřené zpracováním). Zpracovatele si Rellox vždy vybírá tak a sjednává s nimi takové podmínky, aby byla zabezpečena ochrana práv subjektu údajů. Pověřením zpracovatele se však Rellox nezbavuje své odpovědnosti za zpracování osobních údajů.

Mezinárodním organizacím Rellox žádné osobní údaje nepředává.

 IV. PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ MIMO EU

Rellox osobní údaje zpracovává především v rámci EU.

V případě, že Klient – zájemce či Klient – smluvní strana má zájem o koupi či prodej nemovitosti, která se nachází v zemi mimo EU (v tzv. třetí zemi), a předání osobních údajů je nezbytné pro zprostředkování a uzavření kupní smlouvy na takovou nemovitost, dochází k předání osobních údajů do těchto třetích zemí. K předání údajů do třetích zemí (USA) dochází také v případě, že v ní sídlí zpracovatel, který Relloxu poskytuje služby spojené s používáním cookies.

K předání osobních údajů do třetích zemí dochází vždy výhradně v souladu s právními předpisy, tj. buď se jedná o tzv. bezpečnou zemi z hlediska úrovně poskytované ochrany (např. Švýcarsko nebo Spojené království, seznam tzv. bezpečných zemí, o nichž Komise rozhodla, že poskytují odpovídající úroveň ochrany, naleznete ZDE), nebo pro předání do dané země byly vytvořeny a přijaty vhodné záruky (např. Rellox uzavřel se správcem či zpracovatelem z třetí země standardní smluvní doložky – zejména při předávání osobních údajů do USA nebo SAE/Dubaje – nebo správce či zpracovatel z třetí země přijal závazná podniková pravidla, popř. schválil závazný kodex chování a současně se zavázal uplatňovat v dané zemi vhodné záruky včetně práv subjektů údajů).

Pokud ohledně třetí země neexistuje rozhodnutí o odpovídající ochraně a nebyly ani vytvořeny vhodné záruky, může Rellox osobní údaje do takové země předat jedině tehdy, pokud toto předání splňuje některou z výjimek pro specifické situace dané GDPR, především tehdy, je-li předání osobních údajů do takové země skutečně nezbytné pro uzavření či splnění smlouvy s klientem či v jeho zájmu.

V. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Subjekty údajů, jejichž osobní údaje Rellox zpracovává, mají veškerá práva, které jim přiznávají právní předpisy, tedy konkrétně

a) právo na informace

Subjekt údajů může Rellox kdykoli požádat o informaci, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou ze strany Rellox zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho budou zpracovávány, zda má subjekt údajů právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud Rellox osobní údaje získal, zda dochází na základě zpracování osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně případného profilování, jakož i jaké záruky se vztahují na jejich případné předání do třetí země. Subjekt údajů má právo získat kopii svých osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak může Rellox požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

b) právo na opravu

Subjekt údajů může kdykoliv Rellox požádat o opravu či doplnění osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

c) právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Rellox je povinen vymazat osobní údaje subjektu údajů, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo (iv) to Relloxu ukládá zákonná povinnost.

d) právo na omezení zpracování údajů

Rellox je povinen omezit zpracování osobních údajů subjektu údajů na jejich prosté uložení, dokud nevyřeší jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování osobních údajů (např. pokud subjekt údajů popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů nebo vznesl námitku proti jejich automatizovanému zpracování). Rellox může tyto osobní údaje v širším rozsahu použít pouze, pokud s tím subjekt údajů souhlasil nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků či z důvodu ochrany práv jiné osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu.

e) právo na přenositelnost osobních údajů

Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu subjektu údajů nebo smlouvě a probíhá automatizovaně (tj. nejedná se o údaje v listinné podobě), má subjekt údajů právo, aby mu Rellox osobní údaje, které se ho týkají nebo které mu poskytl, vydal ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně aby je – je-li to technicky proveditelné – je v tomto formátu předal jinému správci.   

f) právo vznést námitku proti zpracování

Subjekt údajů může vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které Rellox zpracovává pro účely přímého marketingu nebo z důvodu oprávněného zájmu. Pokud subjekt údajů vznese námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou již osobní údaje subjektu údajů pro tyto účely zpracovávány.

g) právo podat stížnost na zpracování osobních údajů.

Stížnost je možné podat u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Všechna práva může subjekt údajů uplatnit tak, že Rellox kontaktuje na e-mailové adrese info@rellox.cz.

Tyto zásady zpracování a ochrany osobních údajů jsou účinné od 30. 9. 2024.